完了済みPDFと監査証明書を保存する

始める前に

• 必要な全員が署名し、最終文書処理が成功した後に送られる完了メールを待ちます。
• 完了済みPDFとaudit_trail.pdfの両方を確認します。
• 社内文書管理システムや承認済みクラウドストレージなど、自分で管理できる永続的な保存先を選びます。

完了ファイルを保存する

1. 完了メールを開く

   正しいEnvelopeについてのメッセージで、PDFが2点添付されていることを確認します。

2. 完了済みPDFをダウンロードする

   エディターで開いたり新しいコピーとして書き出したりせず、署名済み文書をそのまま保存します。

3. 監査証明書をダウンロードする

   同じメッセージからaudit_trail.pdfを保存します。2つのファイルは一組として検証されるため、完了済みPDFと一緒に保管してください。

4. 2つの原本ファイルを一緒に保管する

   変更していない添付ファイルを、承認済みストレージの同じ保護フォルダーへ移動します。

5. 役立つ情報を記録する

   PDFの内容は変更せず、フォルダー名や記録システムにEnvelopeの目的、当事者、完了日を記載します。

6. 保存したコピーを確認する

   Sign For Freeの検証ツールで、保存した完了済みPDFが監査証明書と一致することを確認します。

次のステップ

法令、契約、組織の記録保存要件に従って、2つのファイルを保管できます。監査証明書は、後から確認する人がブラウザ版検証ツールで完了済みPDFの記録証拠を確認する際に役立ちます。

注意事項と制限

• Envelopeは作成から72時間後に期限切れになります。Envelopeが完了しても72時間の期限はリセットされません。
• サーバー上のコピーは完了後ではなく、作成から約72〜96時間後に削除対象となります。受信したら2つのファイルをすぐに保存してください。
• Dashboardは完了文書の長期保管場所ではなく、いつでもダウンロードできることを保証しません。
• 原本のファイルバイトを変更しないでください。編集、最適化、PDFへの印刷、再書き出しによって検証に失敗する場合があります。

トラブルシューティング

完了メールがない

迷惑メールや振り分け先を確認してください。SenderにEnvelopeがCompletedになったか確認し、完了文書の再送を利用できる場合はすぐに使うよう依頼してください。

添付ファイルが1つしかない

不完全な組み合わせで検証しないでください。2つのPDFを含む新しい完了メールをSenderに依頼してください。

保存したコピーが検証に失敗する

元のメール添付に戻り、保存したファイルと比較してください。変更されていない新しいコピーを保存して再度検証します。

Envelopeがすでに削除されている

Sign For Freeではサーバー上のコピーを提供できない場合があります。Senderと全Recipientが受信した元の完了メールを確認してください。

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