Abgeschlossene PDF-Datei und Audit-Zertifikat speichern

Bevor Sie beginnen

• Warten Sie auf die Abschluss-E-Mail, die gesendet wird, nachdem alle erforderlichen Beteiligten unterschrieben haben und die endgültige Dokumentverarbeitung erfolgreich war.
• Suchen Sie beide Anhänge: die abgeschlossene PDF-Datei und audit_trail.pdf.
• Wählen Sie einen beständigen Speicher, den Sie kontrollieren, beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens oder einen genehmigten Cloud-Speicherordner.

Abschlussdateien speichern

1. Abschluss-E-Mail öffnen

   Prüfen Sie, ob sich die Nachricht auf das richtige Envelope bezieht und beide PDF-Anhänge enthält.

2. Abgeschlossene PDF-Datei herunterladen

   Speichern Sie das unterschriebene Dokument, ohne es in einem Editor zu öffnen oder eine neue Kopie zu exportieren.

3. Audit-Zertifikat herunterladen

   Speichern Sie audit_trail.pdf aus derselben Nachricht. Bewahren Sie es zusammen mit der abgeschlossenen PDF-Datei auf, da die Dateien als Paar verifiziert werden.

4. Beide Originaldateien zusammen speichern

   Verschieben Sie die unveränderten Anhänge in denselben geschützten Ordner Ihres genehmigten Speichersystems.

5. Nützlichen Kontext erfassen

   Notieren Sie im Ordnernamen oder in Ihrem Datensatzsystem Zweck, Beteiligte und Abschlussdatum des Envelope, ohne den PDF-Inhalt zu verändern.

6. Gespeicherte Kopien testen

   Prüfen Sie mit der Sign For Free-Verifizierung, ob die gespeicherte abgeschlossene PDF-Datei weiterhin mit ihrem Audit-Zertifikat übereinstimmt.

Wie geht es weiter?

Sie können beide Dateien gemäß Ihren gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Aufbewahrungsanforderungen speichern. Das Audit-Zertifikat hilft späteren Prüfern, die aufgezeichneten Nachweise der abgeschlossenen PDF-Datei mit der browserbasierten Verifizierung zu kontrollieren.

Warnungen und Einschränkungen

• Ein Envelope läuft 72 Stunden nach der Erstellung ab. Der Abschluss eines Envelope startet die 72-Stunden-Frist nicht neu.
• Hochgeladene Dateien werden für die automatische Löschung vorgemerkt, sobald ihr vom Speicheranbieter erfasstes Objektalter 3 Tage erreicht. Die Verarbeitung erfolgt asynchron. Speichern Sie beide Dateien sofort nach Erhalt.
• Das Dashboard ist kein Langzeitarchiv für abgeschlossene Dokumente und garantiert nicht jederzeit Downloads.
• Lassen Sie die ursprünglichen Dateibytes unverändert. Bearbeiten, Optimieren, Drucken als PDF oder erneutes Exportieren kann dazu führen, dass die Verifizierung fehlschlägt.

Fehlerbehebung

Die Abschluss-E-Mail fehlt

Prüfen Sie Spam- und gefilterte Ordner. Bitten Sie den Sender zu bestätigen, dass das Envelope Completed erreicht hat, und die Option zum erneuten Senden abgeschlossener Dokumente zeitnah zu verwenden, falls sie verfügbar ist.

Nur ein Anhang ist vorhanden

Verlassen Sie sich für die Verifizierung nicht auf ein unvollständiges Paar. Bitten Sie den Sender um eine neue Abschluss-E-Mail mit beiden PDF-Dateien.

Ihre gespeicherte Kopie besteht die Verifizierung nicht

Kehren Sie zum ursprünglichen E-Mail-Anhang zurück und vergleichen Sie ihn mit Ihrer gespeicherten Datei. Speichern Sie eine neue, unveränderte Kopie und führen Sie die Verifizierung erneut aus.

Das Envelope wurde bereits gelöscht

Sign For Free kann möglicherweise keine Serverkopie mehr bereitstellen. Prüfen Sie die ursprünglichen Abschluss-E-Mails, die Sender und alle Recipients erhalten haben.

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Benötigen Sie noch Hilfe?

Bitten Sie den Sender und andere Recipients, vor Ende des Envelope-Lebenszyklus ihre Abschluss-E-Mails auf die ursprünglichen Anhänge zu prüfen.