Centro de ayuda de Sign For Free

Documentos completados

Guardar el PDF completado y el certificado de auditoría

Conserve ambos adjuntos de finalización en un almacenamiento bajo su control antes de que el Envelope llegue al final de su breve ciclo de vida.

Rol
Sender y Recipient
Plan
Free y Basic
Plataforma
Correo electrónico y el almacenamiento de archivos que elija

Antes de empezar

  • Espere el correo de finalización que se envía después de que todas las partes necesarias hayan firmado y el procesamiento final se complete correctamente.
  • Localice los dos adjuntos: el PDF completado y audit_trail.pdf.
  • Elija un almacenamiento duradero bajo su control, como un sistema corporativo de gestión documental o una carpeta de almacenamiento en la nube aprobada.

Guardar los archivos de finalización

  1. Abrir el correo de finalización

    Confirme que el mensaje corresponda al Envelope correcto e incluya ambos PDF adjuntos.

  2. Descargar el PDF completado

    Guarde el documento firmado sin abrirlo en un editor ni exportar una copia nueva.

  3. Descargar el certificado de auditoría

    Guarde audit_trail.pdf del mismo mensaje. Consérvelo junto al PDF completado, ya que los archivos se verifican como pareja.

  4. Guardar juntos los dos archivos originales

    Mueva los adjuntos sin modificar a la misma carpeta protegida de su sistema de almacenamiento aprobado.

  5. Registrar información contextual útil

    Anote la finalidad del Envelope, las partes y la fecha de finalización en el nombre de la carpeta o en su sistema de registros, sin modificar el contenido de los PDF.

  6. Probar las copias guardadas

    Use el verificador de Sign For Free para confirmar que el PDF completado que ha guardado sigue coincidiendo con su certificado de auditoría.

Qué sucede después

Puede conservar los dos archivos de acuerdo con sus requisitos legales, contractuales y organizativos de mantenimiento de registros. El certificado de auditoría permite que un revisor posterior compruebe las pruebas registradas del PDF completado con el verificador del navegador.

Advertencias y limitaciones

  • Un Envelope caduca 72 horas después de su creación. Completarlo no reinicia el plazo de 72 horas.
  • La eliminación de las copias del servidor se programa aproximadamente entre 72 y 96 horas después de la creación, no de la finalización. Guarde ambos archivos en cuanto los reciba.
  • El Dashboard no es un archivo a largo plazo de documentos completados ni garantiza que puedan descargarse en cualquier momento.
  • Mantenga sin cambios los bytes de los archivos originales. Editar, optimizar, imprimir como PDF o volver a exportar un archivo puede hacer que la verificación falle.

Solución de problemas

Falta el correo de finalización
Revise las carpetas de correo no deseado y filtrado. Pida al Sender que confirme que el Envelope ha llegado a Completed y que use cuanto antes la opción de reenvío de documentos completados, si está disponible.
Solo hay un archivo adjunto
No confíe en una pareja incompleta para realizar la verificación. Pida al Sender un correo de finalización nuevo que contenga ambos PDF.
La copia guardada no supera la verificación
Vuelva al adjunto original del correo y compárelo con el archivo guardado. Guarde una copia nueva sin modificar y ejecute de nuevo la verificación.
El Envelope ya se ha eliminado
Es posible que Sign For Free ya no pueda proporcionar una copia del servidor. Revise los correos de finalización originales que recibieron el Sender y todos los Recipients.

¿Todavía necesita ayuda?

Pida al Sender y a los demás Recipients que busquen los adjuntos originales en sus correos de finalización antes de que termine el ciclo de vida del Envelope.