Centre d’aide Sign For Free

Documents finalisés

Enregistrer le PDF finalisé et le certificat d’audit

Conservez les deux pièces jointes de finalisation dans un stockage que vous contrôlez avant la fin du cycle de vie court de l’Envelope.

Rôle
Sender et Recipient
Offre
Free et Basic
Plateforme
E-mail et stockage de fichiers de votre choix

Avant de commencer

  • Attendez l’e-mail de finalisation envoyé lorsque toutes les parties requises ont signé et que le traitement final a réussi.
  • Repérez les deux pièces jointes : le PDF finalisé et audit_trail.pdf.
  • Choisissez un stockage durable que vous contrôlez, par exemple un système de gestion documentaire d’entreprise ou un dossier cloud approuvé.

Enregistrer les fichiers de finalisation

  1. Ouvrir l’e-mail de finalisation

    Vérifiez que le message concerne le bon Envelope et contient les deux pièces jointes PDF.

  2. Télécharger le PDF finalisé

    Enregistrez le document signé sans l’ouvrir dans un éditeur ni exporter une nouvelle copie.

  3. Télécharger le certificat d’audit

    Enregistrez audit_trail.pdf depuis le même message. Conservez-le avec le PDF finalisé, car les fichiers sont vérifiés ensemble.

  4. Stocker les deux fichiers d’origine ensemble

    Déplacez les pièces jointes inchangées dans le même dossier protégé de votre système approuvé.

  5. Noter le contexte utile

    Dans le nom du dossier ou votre système d’archivage, indiquez l’objet, les parties et la date de finalisation de l’Envelope sans modifier le contenu des PDF.

  6. Tester les copies enregistrées

    Utilisez l’outil Sign For Free pour confirmer que le PDF finalisé enregistré correspond toujours à son certificat d’audit.

Étape suivante

Vous pouvez conserver les deux fichiers conformément à vos obligations légales, contractuelles et organisationnelles. Le certificat d’audit aide un reviewer ultérieur à contrôler les preuves enregistrées du PDF finalisé avec l’outil du navigateur.

Avertissements et limites

  • Un Envelope expire 72 heures après sa création. Sa finalisation ne redémarre pas le délai de 72 heures.
  • Les copies serveur sont programmées pour suppression environ 72 à 96 heures après la création, et non après la finalisation. Enregistrez les deux fichiers dès leur réception.
  • Le tableau de bord n’est pas une archive à long terme des documents finalisés et ne garantit pas leur téléchargement à tout moment.
  • Conservez les octets d’origine inchangés. Modifier, optimiser, imprimer en PDF ou réexporter un fichier peut faire échouer la vérification.

Dépannage

L’e-mail de finalisation manque
Vérifiez les spams et dossiers filtrés. Demandez au Sender de confirmer que l’Envelope a atteint Completed et d’utiliser rapidement l’option de renvoi des documents finalisés si elle est disponible.
Une seule pièce jointe est présente
Ne vous fiez pas à une paire incomplète pour la vérification. Demandez au Sender un nouvel e-mail de finalisation contenant les deux PDF.
Votre copie enregistrée échoue à la vérification
Revenez à la pièce jointe d’origine et comparez-la au fichier enregistré. Enregistrez une nouvelle copie inchangée et relancez la vérification.
L’Envelope a déjà été supprimé
Sign For Free peut ne plus être en mesure de fournir une copie serveur. Vérifiez les e-mails de finalisation d’origine reçus par le Sender et tous les Recipients.

Besoin d’aide supplémentaire ?

Demandez au Sender et aux autres Recipients de rechercher les pièces jointes d’origine dans leurs e-mails de finalisation avant la fin du cycle de vie de l’Envelope.