Comprendre les Envelopes, Senders, Recipients, Signers et pistes d’audit

Avant de commencer

Dans Sign For Free, un PDF et son processus de signature sont organisés sous la forme d’un Envelope. Les rôles et termes suivants décrivent qui agit, ce que chacun reçoit et quelles preuves sont produites.

Identifier les éléments d’un processus de signature

1. Identifier l’Envelope

   Un Envelope contient le PDF téléversé, les champs attribués, les personnes, l’avancement des signatures et les preuves de finalisation d’un processus. Il expire 72 heures après sa création.

2. Identifier le Sender

   Le Sender crée l’Envelope, téléverse un PDF de moins de 5 Mo, ajoute les Recipients, attribue les champs et signe avant que les invitations soient prêtes. Le Sender n’est pas compté dans la limite de Recipients.

3. Identifier chaque Recipient et Signer

   Un Recipient est une personne identifiée par l’adresse e-mail que le Sender ajoute à l’Envelope. Un Signer est un type de Recipient qui utilise le lien privé de ce Recipient pour remplir les champs attribués. Free accepte jusqu’à cinq Recipients et Basic jusqu’à dix.

4. Identifier les champs et liens privés

   Le Sender peut placer de nouveaux champs Signature, Date, Text ou Stamp pour le Sender ou un Recipient. Chaque Recipient dispose d’un lien privé associé à l’adresse e-mail ajoutée pour ce Recipient.

5. Suivre le statut de l’Envelope

   Les statuts courants visibles par l’utilisateur sont Draft, Waiting for sender, Waiting for recipients, Completed et Expired.

6. Conserver les preuves de finalisation

   Lorsque tout le monde a signé et que le traitement final réussit, le Sender et tous les Recipients reçoivent le PDF finalisé et audit_trail.pdf. Le certificat d’audit consigne les preuves utilisées par l’outil pour contrôler le document.

Étape suivante

Le Sender peut suivre le statut de l’Envelope dans le tableau de bord pendant son cycle de vie court. Les Signers utilisent chacun leur propre lien privé. Après la finalisation, chaque partie doit enregistrer les deux PDF reçus par e-mail dans un stockage qu’elle contrôle.

Avertissements et limites

• Un lien de signature privé n’est ni public ni partagé. Envoyez chaque lien uniquement à l’adresse e-mail du Recipient qui lui est attribuée.
• La correspondance d’un e-mail saisi avec un dossier de Recipient n’est pas une vérification d’identité forte.
• Les nouveaux Envelopes acceptent les champs Signature, Date, Text et Stamp.
• La piste d’audit aide à démontrer les preuves de signature enregistrées. Elle ne garantit ni la force exécutoire juridique ni l’identité d’une personne.
• Sign For Free ne fournit pas de stockage à long terme des documents finalisés.

Dépannage

Vous ne savez pas si vous êtes Sender ou Signer

Si vous avez créé et configuré l’Envelope, vous êtes le Sender. Si vous avez reçu un lien privé pour remplir des champs, vous agissez en tant que Signer.

Un Recipient n’a pas de compte

Aucun compte n’est requis. Le Recipient ouvre le lien privé et saisit l’adresse e-mail exacte qui a reçu l’invitation.

Un Envelope affiche toujours Waiting for sender

Le Sender doit terminer son étape de signature attribuée avant que les invitations des Recipients soient prêtes.

Tout le monde a signé mais l’Envelope n’est pas Completed

Le traitement final n’a peut-être pas abouti. Le Sender peut suivre Relancer le traitement d’un document inachevé.

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