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Grundbegriffe

Envelopes, Sender, Recipients, Signers und Audit Trails verstehen

Verwenden Sie die Sign For Free-Begriffe einheitlich, um jede Rolle, jeden Status, privaten Link und jede Abschlussdatei nachzuvollziehen.

Rolle
Sender, Recipient, Signer oder Dokumentprüfer
Tarif
Free und Basic
Plattform
Webbrowser und E-Mail

Bevor Sie beginnen

Bei Sign For Free werden eine PDF-Datei und ihr Signaturablauf als Envelope organisiert. Die folgenden Rollen und Begriffe beschreiben, wer handelt, was die Beteiligten erhalten und welche Nachweise entstehen.

Bestandteile eines Signaturablaufs erkennen

  1. Envelope erkennen

    Ein Envelope enthält die hochgeladene PDF-Datei, zugewiesene Felder, Personen, den Signaturfortschritt und Abschlussnachweise eines Ablaufs. Es läuft 72 Stunden nach der Erstellung ab.

  2. Sender erkennen

    Der Sender erstellt das Envelope, lädt eine PDF-Datei unter 5 MB hoch, fügt Recipients hinzu, weist Felder zu und unterschreibt, bevor Recipient-Einladungen bereitstehen. Der Sender zählt nicht zum Recipient-Limit.

  3. Recipients und Signers erkennen

    Ein Recipient ist die über eine E-Mail-Adresse identifizierte Person, die der Sender dem Envelope hinzufügt. Ein Signer ist eine Art von Recipient, der über den privaten Link dieses Recipient die zugewiesenen Felder ausfüllt. Free unterstützt bis zu fünf Recipients, Basic bis zu zehn.

  4. Felder und private Links erkennen

    Der Sender kann für den Sender oder einen Recipient neue Felder Signature, Date, Text oder Stamp platzieren. Jeder Recipient besitzt einen privaten Signaturlink, der an die für diesen Recipient hinzugefügte E-Mail-Adresse gebunden ist.

  5. Envelope-Status verfolgen

    Die üblichen sichtbaren Status sind Draft, Waiting for sender, Waiting for recipients, Completed und Expired.

  6. Abschlussnachweise aufbewahren

    Nachdem alle unterschrieben haben und die endgültige Verarbeitung erfolgreich war, erhalten Sender und alle Recipients die abgeschlossene PDF-Datei und audit_trail.pdf. Das Audit-Zertifikat zeichnet Nachweise auf, mit denen die Verifizierung das abgeschlossene Dokument prüft.

Wie geht es weiter?

Der Sender kann den Envelope-Status während des kurzen Lebenszyklus im Dashboard verfolgen. Signers verwenden ihre eigenen privaten Links. Nach dem Abschluss sollten alle Beteiligten beide per E-Mail erhaltenen PDF-Dateien in einem von ihnen kontrollierten Speicher sichern.

Warnungen und Einschränkungen

  • Ein privater Signaturlink ist kein öffentlicher oder gemeinsam genutzter Link. Senden Sie jeden Link nur an die ihm zugewiesene Recipient-E-Mail-Adresse.
  • Der Abgleich einer eingegebenen E-Mail-Adresse mit einem Recipient-Datensatz ist keine starke Identitätsprüfung.
  • Neue Envelopes unterstützen die Felder Signature, Date, Text und Stamp.
  • Der Audit Trail hilft, aufgezeichnete Signaturnachweise darzustellen. Er garantiert weder die rechtliche Durchsetzbarkeit noch die Identität einer Person.
  • Sign For Free bietet keine langfristige Speicherung abgeschlossener Dokumente.

Fehlerbehebung

Sie wissen nicht, ob Sie Sender oder Signer sind
Wenn Sie das Envelope erstellt und eingerichtet haben, sind Sie der Sender. Wenn Sie einen privaten Link zum Ausfüllen zugewiesener Felder erhalten haben, handeln Sie als Signer.
Ein Recipient hat kein Konto
Ein Konto ist nicht erforderlich. Der Recipient öffnet den privaten Link und gibt genau die E-Mail-Adresse ein, die die Einladung erhalten hat.
Ein Envelope zeigt weiterhin Waiting for sender
Der Sender muss den ihm zugewiesenen Signaturschritt abschließen, bevor Recipient-Einladungen bereitstehen.
Alle haben unterschrieben, aber das Envelope ist nicht Completed
Die endgültige Dokumentverarbeitung ist möglicherweise nicht abgeschlossen. Der Sender kann Verarbeitung eines Dokuments erneut versuchen befolgen.

Benötigen Sie noch Hilfe?

Beginnen Sie mit Ihrer Rolle und dem aktuellen Envelope-Status. Verwenden Sie dann den verwandten Artikel, der zu Ihrer erforderlichen Aktion passt.