了解 Envelope、Sender、Recipient、Signer 和稽核軌跡

開始之前

在 Sign For Free 中，一個 PDF 及其簽署流程被組織為一個 Envelope。以下角色和術語說明由誰操作、他們會收到什麼以及會生成什麼佐證。

識別簽署流程的各個部分

1. 識別 Envelope

   一個 Envelope 包含一個流程中的已上傳 PDF、已指派欄位、人員、簽署進度和完成佐證。它會在建立 72 小時後過期。

2. 識別 Sender

   該 Sender 建立 Envelope，上傳小於 5 MB 的 PDF，新增 Recipient，指派欄位，並在 Recipient 邀請準備就緒前簽署。Sender 不計入 Recipient 限制。

3. 識別每名 Recipient 和 Signer

   一名 Recipient 是由 Sender 新增到 Envelope 的電子郵件地址所識別的人員。一名 Signer 是 Recipient 的一種類型，使用該 Recipient 的私密連結完成已指派欄位。Free 最多支援五名 Recipient；Basic 最多支援十名。

4. 識別欄位和私密連結

   Sender 可以為自己或 Recipient 放置新的 Signature、Date、Text 或 Stamp 欄位。每名 Recipient 都有一個私密簽署連結，該連結綁定到為該 Recipient 新增的電子郵件地址。

5. 追蹤 Envelope 狀態

   一般使用者可見的狀態為 Draft、Waiting for sender、Waiting for recipients、Completed 和 Expired。

6. 儲存完成佐證

   所有人均簽署且最終處理成功後，Sender 和所有 Recipient 會收到已完成的 PDF 和 audit_trail.pdf。稽核憑證會記錄 驗證工具 用於檢查已完成文件的佐證。

接下來會發生什麼

Sender 可以在 Envelope 的短暫生命週期內使用 Dashboard 追蹤其狀態。Signer 使用各自的私密連結。完成後，每一方都應將電子郵件中的兩個 PDF 儲存到自己控制的儲存位置。

警告與限制

• 私密簽署連結不是公開或共享簽署連結。每個連結只能傳送至指派給它的 Recipient 電子郵件地址。
• 將輸入的電子郵件與 Recipient 紀錄相符並不屬於強身分驗證。
• 新的 Envelope 支援 Signature、Date、Text 和 Stamp 欄位。
• 稽核軌跡 有助於呈現已紀錄的簽署佐證，但不保證法律可執行性或個人身分。
• Sign For Free 不提供已完成的文件的長期儲存。

疑難排解

您無法判斷自己是 Sender 還是 Signer

如果您建立並設定了 Envelope，您就是 Sender。如果您收到私密連結以完成已指派欄位，則您是以 Signer 身分操作。

Recipient 沒有帳戶

無需帳戶。Recipient 開啟私密連結，並輸入收到邀請的正確電子郵件地址。

Envelope 仍顯示 Waiting for sender

Sender 必須完成指派給 Sender 的簽署步驟，然後才能準備 Recipient 邀請。

所有人均已簽署但 Envelope 不是 Completed

最終檔案處理可能尚未完成。Sender 可以參閱 重試未完成處理的文件。

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